Materi Sistem Informasi Manajemen

Materi Sistem Informasi Manajemen ini merupakan salah satu mata kuliah pada program studi akuntansi. Pada materi yang ada disini mahasiswa dituntut untuk dapat menjelaskan bentuk sistem, karakteristik sistem, menjelaskan sistem dan subsistem serta menjelaskan macam-macam sistem.

A. Pengertian Sistem

Sistem terbagi menjadi dua pendekatan, yaitu dilihat dari pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen/komponennya.

Sistem dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001).

Berdasarkan pada elemen/komponennya sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan teretentu (Jogiyanto, 2001).

Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa :

Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Ciri utama dari sebuah sistem adalah berorentasi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu dapat disebut menciptakan nilai dengan mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu. Tiap sistem sebenarnya mempunyai tujuan ganda, namun salah satu biasanya dijadikan prioritas utama sehingga perlu untuk menentukan urutan prioritas. Pentingnya menentukan prioritas, selain banyaknya tujuan kadang-kadang tujuan-tujuan tersebut dapat saling bertentangan.

Definisi :

Adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu

Konsep Dasar Sistem dapat diartikan seperti gambar dibawah ini :

Konsep Dasar Sistem

Pengertian umum :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem
3. Unsur tersebut bekerja untuk mencapai tujuan sistem
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar

B. Karakteristik Sistem

contoh sistem

Sesuatu baru dapat disebut sistem, jika mempunyai sifat atau karakteristik tertentu, yaitu :

1. Mempunyai elemen-elemen (elements)
2. Mempunyai batas (boundary)
3. Mempunyai lingkunganluar (envirounments)
4. Mempunyai penghubung (interface)
5. Mempunyai masukkan (input)
6. Mempunyai keluaran (output)
7. Mempunyai pengolah (process)
8. Mempunyai sasaran (obyectives) atau tujuan (goal).

Elemen Sistem ( elements )

Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen.

Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi, contoh : pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard

Batas Sistem ( boundary )

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungnnya lainnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batasan sistem, lingkungan yang membatasi sistem berupa :Personel, Peraturan-peraturan, Peralatan, Biaya-biaya, dsb

Lingkungan Luar ( envirounments )

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem.

Contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar.

Penghubung Sistem ( intervace ) / Jaringan Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung.

Contoh : kabel pada sistem komputer.

Masukkan Sistem ( input )

Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input : Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.Contoh : energi listrik,sistem softwarepada sistem komputer.

Signal input :   Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.  Contoh : data pada sistem komputer.

Keluaran Sistem ( output )

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah meliputi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Contoh: pada sistem computer, informasi keluaran yang berguna ; panas tak berguna.

Output, bagian sistem yang berfungsi mengeluarkan informasi (tujuan akhir sistem) berupa

–          formulir

–          laporan

–          tampilan grafik, dsb

–          umpan balik, dapat berupa perbaikan, dsb

Pengolah Sistem ( process )

Perubah masukkan menjadi keluaran.

Transformasi (Proses), bagian sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima.

–          pengurutan

–          penggabungan

–          pencarian

–          klasifikasi, dsb

Contoh : pada sistem komputer merubah data menjadi informasi.

Sasaran atau Tujuan sistem ( obyektive/goal )

Sistem bisnis yang tepat tujuan (goal), sistem akuntansi atau subsistem yang lebih kecil maka istilah sasaran (obyektive) lebih tepat.

Tujuan sistem, dapat berupa :

–          Tujuan ekonomi

–          Tujuan manusiawi

–          Tujuan sosial, dsb

C. Sistem vs Subsistem

Subsistem

Adalah sistem di dalam sistem.

Contoh: mesin adalah subsistem dari sistem mobil.

Suprasistem

Adalah jika suatu sistem bagian dari sistem yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar itu adalah supersistem.

Contoh: Jurusan SI sistem, tetapi ia bagian dari sistem Amikom, dan Amikom bagian dari sistem pendidikan tinggi dan seterusnya.

The system of systems

1. sub-subsystem
2. sub-system
3. system
4. supra-system

D. Pengertian data

Data adalah himpunan simbol atau fakta mentah yang tidak mempunyai arti dan nilai apapun secara tersendiri.

Contoh : nama mahasiswa, kumpulan angka, dsb.

Pembagian berdasarkan sumber data.

Data Internal adalah data yang bersumber dari hasil observasi yang dilakukan  oleh yang bersangkutan.

Data Eksternal adalah data yang diperoleh dari observasi orang lain, meliputi

1. Data eksternal primer adalah data yang diperoleh dari orang lain yang melakukan

    observasi senderi.

2. Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh dari orang lain yang dikutip dari

    ucapan atau penelitian orang lain.

Contoh data : 75, 65, 72, 76, 84, 82, 45, 60 (tidak mempunyai arti dan nilainya)

Apabila ditambahkan penjelasan sebagai berikut:

Angka-angka tersebut berat badan dari beberapa orang yang berada lift Galeria Mall.

Data tersebut sudah mempunyai arti tapi belum mempunyai nilai, dalam arti kata mempengaruhi perilaku atau pengambilan keputusan.

Berikutnya kita olah data tersebut untuk menjawab sebuah pertanyaan,

Berapa berat keseluruhan orang yang berada di lift ?

Sekarang kita dapat mengolah data asli tersebut dengan menggunakan penjelasan dari pertanyaan di atas, untuk menghasilkan data baru yang mempunyai arti dan nilai yaitu informasi.

Sekarang dapat diambil keputusan, semisal kapasitas maksimal lift 500 kg, maka salah satu diantara mereka harus ada yang turun agar lift bisa naik, karena berat keseluruhan adalah 559 kg.

DATA

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya +  dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.

Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh  data audio.

Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

E. Pengertian Database

Merupakan kumpulan terpadu dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral.

Database secara sendirian tidak mengandung arti dan nilai apapun.

Contoh : presensi mahasiswa, data karyawan, buku telepon dan sebagainya.

F. Pengertian Informasi

Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadin (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

• Nilai informasi
• Manfaat  > Biaya
• Kualitas Informasi : Relevan, akurat, tepatwaktu, ringkas, jelas, kuantifikasi, konsisten

Disimpulkan bahwa :

Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan.

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas informasi dari tiga pilar utama yakni; akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. Namun selain tiga hal diatas ada juga yang menambahkan dua elemen lagi yaitu kelengkapan dan kejelasan informasi.

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi tersebut harus jelas mencerminkan maksudnya karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).